Vos renseignements méritent un cadre clair.

1. Portée et responsable

Cette politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par Judy Turcotte, T.S., dans le cadre de sa pratique autonome et au moyen du site judyturcotte.com. Judy Turcotte est la responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande d’exercice d’un droit, préoccupation ou plainte, écrivez à [email protected].

2. Renseignements recueillis et moyens de collecte

Le formulaire de contact recueille les renseignements que vous choisissez de fournir : prénom, nom, adresse courriel, langue de préférence, motif général de la demande et message. Le prénom, le courriel et le message sont nécessaires pour transmettre et traiter la demande; les autres champs sont facultatifs. Un motif ou un message peut révéler un renseignement sensible. N’inscrivez aucun diagnostic, numéro d’assurance maladie, détail clinique approfondi ni renseignement concernant un tiers.

Des renseignements peuvent aussi être recueillis lors d’un échange par courriel, téléphone ou visioconférence. Si une relation professionnelle débute, les renseignements nécessaires à l’évaluation du fonctionnement social, au plan d’intervention, au dossier professionnel, à la facturation, aux reçus et à la sécurité clinique sont recueillis séparément dans le cadre professionnel.

Les fournisseurs techniques peuvent produire des renseignements de fonctionnement et de sécurité, comme l’adresse IP, la date et l’heure de connexion, le type de navigateur et les journaux d’erreurs.

3. Finalités et consentement

Les renseignements de prise de contact servent uniquement à répondre, vérifier que les services correspondent à vos besoins, confirmer que vous résidez au Québec, organiser un appel exploratoire ou une rencontre et assurer le suivi administratif. Les renseignements d’un dossier professionnel servent à fournir les services, respecter les obligations déontologiques et légales, produire les reçus et assurer la facturation.

Le formulaire n’est transmis qu’après votre consentement exprès. Vous pouvez ne pas l’utiliser et communiquer par courriel en limitant votre message à une demande de rappel. Le refus de fournir les renseignements obligatoires empêchera le traitement de la demande en ligne. Aucun renseignement n’est vendu, loué ni utilisé pour du profilage, de la publicité comportementale ou une décision entièrement automatisée.

4. Accès et communication

Dans la pratique, l’accès est limité à Judy Turcotte et, lorsque cela est nécessaire, aux fournisseurs qui traitent les renseignements pour son compte. Le site est hébergé par Cloudflare. Web3Forms reçoit et achemine les formulaires. Le fournisseur de messagerie reçoit le courriel résultant. La plateforme clinique sécurisée utilisée après la prise de contact traite séparément les renseignements professionnels. Ces fournisseurs ne sont autorisés à utiliser les renseignements que pour fournir leurs services, sous réserve de leurs obligations légales.

Des renseignements peuvent aussi être communiqués sans consentement lorsque la loi l’autorise ou l’exige, notamment pour prévenir un acte de violence présentant un risque sérieux, protéger un enfant, répondre à une ordonnance valide ou gérer un incident de confidentialité.

5. Traitement hors du Québec

Le formulaire actuel utilise Web3Forms, dont les serveurs sont situés dans la région Est des États-Unis. Selon la documentation de Web3Forms, une soumission du forfait gratuit est conservée pendant 30 jours. Cloudflare, le fournisseur de messagerie et leurs sous-traitants peuvent également traiter des renseignements hors du Québec ou du Canada. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois du territoire concerné.

Avant de confier des renseignements hors du Québec, la pratique doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et s’assurer que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate. Dans l’intervalle, le formulaire est limité à une prise de contact générale et ne doit jamais servir à transmettre des renseignements cliniques détaillés ou urgents.

6. Conservation et destruction

Web3Forms annonce une conservation de 30 jours pour les soumissions du forfait gratuit. Lorsqu’aucune relation professionnelle ne débute, les messages de prise de contact détenus par la pratique sont supprimés au plus tard 12 mois après la fermeture de la demande, sauf obligation légale ou litige. Lorsqu’un suivi débute, les renseignements pertinents sont versés au dossier professionnel et conservés au moins cinq ans après le dernier service professionnel, conformément aux règles applicables aux membres de l’OTSTCFQ. À l’échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire, sous réserve des obligations de conservation.

7. Mesures de sécurité et incidents

Les mesures sont adaptées à la sensibilité des renseignements et comprennent notamment le chiffrement des transmissions HTTPS, des accès restreints, des comptes protégés et l’utilisation d’une plateforme clinique distincte. Malgré ces mesures, aucun système n’offre une sécurité absolue.

Tout incident de confidentialité est évalué, consigné au registre requis et fait l’objet de mesures visant à réduire les risques. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées sont avisées conformément à la loi.

8. Témoins, polices et mesure d’audience

Le site n’installe aucun outil publicitaire ni outil d’analyse comportementale. Cloudflare peut utiliser des témoins et journaux techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement. Les polices sont chargées depuis Google Fonts; cette requête peut transmettre des renseignements techniques, notamment l’adresse IP, à Google. Les sites externes appliquent leurs propres politiques lorsque vous suivez un lien.

9. Vos droits et traitement des plaintes

Vous pouvez demander à connaître les renseignements détenus à votre sujet, y accéder, les faire rectifier ou mettre à jour, retirer un consentement lorsque la loi le permet et, lorsque le droit s’applique, recevoir les renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Un retrait ne compromet pas la légalité d’un traitement déjà effectué et certains renseignements doivent être conservés pour respecter les obligations professionnelles ou légales.

Adressez votre demande ou votre plainte à [email protected] en indiquant « Protection des renseignements personnels » dans l’objet. Votre identité pourra être vérifiée. La demande sera traitée confidentiellement et selon les délais prévus par la loi. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

10. Modifications

La politique est revue lorsque les pratiques ou les fournisseurs changent. Toute modification importante est signalée clairement sur le site et la date ci-dessus est mise à jour.

Cadre de référence : Commission d’accès à l’information du Québec — entreprises privées, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et Règlement sur la tenue des dossiers.